Factura Electrónica  ●  eFactura  ●  Factura Telemática  ●  e-Factura  Factura Digital  ●  Factura Digital Telemática  ●  Remisión electrónica  ●  Remisión por medios electrónicos
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8 de ago. de 2013

Factura electrónica (Generalidades) - COLOMBIA

Una factura electrónica (E-factura), también llamada comprobante fiscal digital, es un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas tradicionales garantizando, entre otras cosas, la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
 
La factura electrónica es, por tanto, la versión electrónica de las facturas tradicionales en soporte papel y debe ser funcional y legalmente equivalente a estas últimas. Por su propia naturaleza, las facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por medios electrónicos o digitales.
 
Para que la factura electrónica tenga validez debe estar completada con la firma electrónica, que le da validez legal permitiendo eliminar la factura en papel.
 
UNA FACTURA ELECTRÓNICA COMO EVOLUCIÓN DE LA FACTURA TRADICIONAL
 
Una factura es el justificante fiscal de la entrega de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el comprador). Tradicionalmente, es un documento en papel, cuyo original debe ser archivado por el receptor de la factura. Habitualmente el emisor de la factura conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisión.
 
La factura electrónica es el equivalente digital y evolución lógica de la tradicional factura en papel. A diferencia de esta, se emplean soportes informáticos para su almacenamiento en lugar de un soporte físico como es el papel.
 
En los países en los que la legislación lo admite, la validez de una factura electrónica es exactamente la misma que la de la tradicional factura en papel y gracias a la firma digital que incluye se garantiza su integridad y un alto nivel de trazabilidad, por lo que judicialmente es un documento considerado como vinculante y que no necesita de mayor prueba o confirmación que su propia existencia.
 
ASPECTOS GENERALES
 
La factura electrónica es un tipo de factura que se diferencia de la factura en papel por la forma de gestión informática y el envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico.
 
Una factura electrónica se construye en 2 fases:
1.       Se crea la factura tal y como se ha hecho siempre y se almacena en un fichero de datos.
2.       Posteriormente se procede a su firma con un certificado digital o electrónico propiedad del emisor que cifra el contenido de factura y añade el sello digital a la misma
 
Al terminar obtenemos una factura que nos garantiza:
·         que la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser (autenticidad) y
·         que el contenido de la factura no ha sido alterado (integridad).
 
El emisor envía la factura al receptor mediante medios electrónicos, como pueden ser CD, memorias Flash e incluso Internet. Si bien se dedican muchos esfuerzos para unificar los formatos de factura electrónica, actualmente está sometida a distintas normativas y tiene diferentes requisitos legales exigidos por las autoridades tributarias de cada país, de forma que no siempre es posible el uso de la factura electrónica, especialmente en las relaciones con empresas extranjeras que tienen normativas distintas a la del propio país.
 
Los requisitos legales respecto al contenido mercantil de las facturas electrónicas son exactamente las mismas que regulan las tradicionales facturas en papel. Los requisitos legales en relación con la forma imponen determinado tratamiento en aras de garantizar la integridad y la autenticidad y ciertos formatos que faciliten la interoperabilidad.
 
Existen algunas normativas internacionales aplicables de forma general a la factura electrónica, aunque las Naciones Unidas, a través de UN/CEFACT han publicado recomendaciones tales como UNeDocs que definen plantillas para las facturas impresas y formatos EDI y XML para las modalidades electrónicas. En Europa, la facturación electrónica se regula en la Directiva 115/2001, que debía ser adoptada en cada país antes del 31 de diciembre de 2003.
 
Hoy día la organización GS1 (antes EAN/UCC) a nivel mundial ha organizado comités internacionales de usuarios de 108 países miembro, para conformar las guías de facturación electrónica estándar a nivel mundial.
 
La factura electrónica permite que instituciones, empresas y profesionales dejen atrás las facturas en papel y las reemplacen por la versión electrónica del documento tributario. Tiene exactamente la misma validez y funcionalidad tributaria que la factura tradicional en papel. Todo el ciclo de la facturación puede ser administrado en forma electrónica.
 
BENEFICIOS
 
Dependiendo del tamaño de las empresas y el volumen de su facturación, el ahorro en concepto de emisión y gestión de facturas (emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Entre los motivos que hacen posible este ahorro se encuentran:
·         Oportunidad en la información, tanto en la recepción como en el envío.
·         Ahorro en el gasto de papelería.
·         Facilidad en los procesos de auditoría.
·         Mayor seguridad en el resguardo de los documentos.
·         Menor probabilidad de falsificación.
·         Agilidad en la localización de información.
·         Eliminación de espacios para almacenar documentos históricos.
·         Procesos administrativos más rápidos y eficientes.
·         Reducción de costes.
·         Mejora de la eficiencia.
·         Aumenta la seguridad documental.
·         Reducción en tiempos de gestión.
·         Mayor agilidad en la toma de decisiones.
 
Por otro lado, una vez que las empresas empiecen a operar con esta tecnología, se verán incentivadas a digitalizar otros documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa. El control tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite un mayor control del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización.
 
FORMATOS USADOS
 
No existen requisitos formales respecto a la forma en que se debe proceder a la codificación de la factura, pero las modalidades más habituales son las siguientes:
·         PDF. Cuando el destinatario es un particular, un profesional o una PYME cuyo único interés sea guardar electrónicamente la factura, pero no evitar volver a teclear los datos ya que con este formato no se facilita el ingreso de los datos de la factura en el ordenador de destino.
·         XML. Cuando el envío es de ordenador a ordenador, puede también utilizarse este tipo de sintaxis. Es un lenguaje extendido principalmente en Norteamérica que poco a poco va ganando terreno en Europa. Existen diversas variantes cuya convergencia se espera en el marco de las Naciones Unidas. Las más importantes son UBL respaldado por OASIS y GS1 respaldado por la organización del mismo nombre. En España la variante facturae (procedente de CCI-AEAT), respaldada por el Centro de Cooperación Interbancaria, la Agencia Tributaria y el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio es la más difundida, y cuenta con sistemas de traducción a y desde UBL.
 
FORMATOS DE LA FIRMA DIGITAL EN LA FACTURA ELECTRÓNICA
 
Para cada formato existe una forma peculiar de codificar la firma electrónica:
·         XML. El formato de firma electrónica se denomina XAdES y se rige por la especificación TS 101 903. De las diferentes modalidades previstas por la norma, la más recomendable es la ES-XL que incluye información sobre el tiempo en el que se llevó a cabo la firma electrónica e información sobre la validez del certificado electrónico cualificado que la acompaña.
·         PDF. El formato de firma de Adobe (derivado de PKCS#7) queda embebido dentro del formato PDF y permite asociar una imagen, por lo que es uno de los más adecuados para su visualización. La especificación del formato es la 1.6 y para la visualización se emplea Acrobat Reader v7 o Foxit PDF Reader. La apariencia de la firma es muy visual, ya que es posible asociar a la misma un gráfico como una firma digitalizada o un sello de empresa.
 
EN COLOMBIA
 
Por medio del decreto 1929 del 29 de mayo de 2007, el Departamento Administrativo de la Función Pública reglamentó el artículo 616-1 del Estatuto Tributario referente a la aplicación de la factura electrónica, y el artículo 26 de la Ley 962 de 2005 sobre Racionalización de Trámites.
 
La Función Pública señaló que esta norma es el resultado del trabajo liderado por la Vicepresidencia de la República y el Departamento Administrativo de la Función Pública, Planeación Nacional, la Dian, el Prap, la Agenda de Conectividad y la Cámara de Comercio de Bogotá.
 
El decreto 1929 del 2007 faculta a los empresarios a expedir la factura electrónica como un documento equivalente a la factura física que soporta transacciones de venta de bienes o servicios.
 
La factura electrónica deberá contener como mínimo los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y las normas que lo modifiquen o complementen, salvo los referentes al nombre o razón social y NIT del impresor.
 
La factura electrónica no requiere la preimpresión de los requisitos que según dicha norma deben cumplir con esta previsión. Cuando se trate de factura cambiaría de compraventa, el documento llevará esta denominación, cumpliendo así el requisito del literal a) del artículo 617 del Estatuto Tributario. Lo anterior sin perjuicio de los requisitos y condiciones que conforme con el Código de Comercio en concordancia con la Ley 527 de 1999, debe cumplir dicha factura para su expedición.
 
Tratándose de las empresas de servicios públicos domiciliarios, la factura electrónica deberá contener como mínimo los requisitos señalados en el artículo 17 del Decreto 1001 de 1997.
 
Las notas crédito deben corresponder a un sistema de numeración consecutiva y deben contener como mínimo el número y fecha de la factura a la cual hacen referencia, nombre o razón social y NIT del adquirente, la fecha de la nota, número de unidades, descripción, IVA (cuando sea del caso), valor unitario y valor total.
 
Si hay lugar a devoluciones o rescisiones deberá emitirse la nota crédito, o efectuarse la anulación cuando se presente alguna inconsistencia, antes de ser aceptada la operación por el adquirente. Los números de facturas anuladas no podrán ser utilizados nuevamente y deberá llevarse un registro de las mismas.
 
El 17 de julio de 2008 se expidió la ley 1231, por medio de la cual la factura se hace un título valor. El parágrafo del artículo 1 de dicha ley ordena al Gobierno Nacional reglamentar lo relacionado con la circulación de la factura electrónica como título valor.
 
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6 de ago. de 2013

Ventajas de la facturación electrónica (Colombia)

En Colombia, la facturación electrónica aún no es obligatoria para todas las empresas, pero presenta oportunidades interesantes en términos de ahorro, optimización y agilización de los procesos administrativos. A continuación presentamos una lista breve de los beneficios de la facturación electrónica.
 
Ahorro de costos:
  • Minimiza el uso de papel
  • Minimiza el uso de tinta, toner, impresoras, faxes, sobres, etc.
  • Minimiza los gastos de envío
  • Minimiza el uso y desperdicio de espacio físico requerido para guardar documentos físicos
  • Minimiza el error humano y el número de personas requeridas en el manejo de procesos que se basan en papel
Ahorro de tiempo:
  • Agilización y optimización de procesos administrativos
  • Facilidad de encontrar la información requerida o documentos específicos para la toma de decisiones o consulta
  • Minimiza los tiempos de respuesta y de gestión
  • Mejor control de errores dentro de los procesos de facturación
  • Posibilidad de consultar la información de facturación en (casi) tiempo real
  • Facilidad de integración de con distintas aplicaciones (tanto internas como externas); es decir, la facturación electrónica permite integrar la información de la factura con los distintos procesos de la empresa, clientes o proveedores, para facilitar el manejo de la misma
Seguridad
  • Opción de utilizar el número y mecanismos de seguridad que se quiera o requiera para cualquier proceso
  • Mínima probabilidad de falsificación de datos — gracias al mecanismo de firma electrónica
  • Mejora la disponibilidad y fiabilidad de los procesos y datos asociados a los mismos
  • Minimización de probabilidad de error humano; tales como la perdida de información o de documentos
Imagen corporativa y comunicación
  • La factura electrónica se convierte en un nuevo punto de contacto con los clientes y proveedores
  • El tiempo de operación, envío y resolución de situaciones es mucho menor y los documentos y acciones tomadas con ellos son rastreables; mejorando la calidad del servicio prestado y la relación con el cliente
  • Posibilidad de incorporación de opciones de pago en línea atados a las facturas enviadas para agilidad en la recolección de cartera
  • Impulso del comercio electrónico
  • La adopción de nuevas tecnologías mejora la imagen de la empresa frente a sus clientes y proveedores, ya que esta es vista como empresa innovadora que está a la vanguardia de las nuevas tecnologías que mejoran la calidad de los servicios prestados
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Fuente: http://blog.facture.co/

18 de oct. de 2012

Economía Seguridad para hacer negocios en Internet genera pulso

Un decreto abriría las puertas a mecanismos diferentes a la firma digital, que tendrían la misma validez.  

La seguridad del comercio en línea, las transacciones bancarias, exportaciones, pago del presupuesto nacional, gobierno electrónico, licitaciones y sistemas de control y vigilancia están en el centro de un debate por posibles cambios en las normas sobre firma electrónica y firma digital.

Un proyecto de decreto del Ministerio de Comercio apunta a darle a la llamada firma electrónica la misma validez que tiene la firma digital. Esta última es hoy el único mecanismo de autenticidad, integridad y no repudio en acuerdos legales y comerciales realizados por medios electrónicos.

FUENTE: portafolio.co 27 de Septiembre de 2012

Debate sobre la Firma Electrónica (Colombia)


Más allá de su condición como representante legal de una entidad de certificación abierta (Certicámara), es mi deber presentar algunos comentarios frente a los puntos expuestos a continuación:
1. En su columna se omiten los cambios regulatorios que incorporó el nuevo Código General del Proceso (Ley 1564 del 12 de julio de 2012) sobre las firmas electrónicas y las digitales.
Respecto de estas firmas, no se impuso el uso obligatorio de ninguna (Art. 74). De requerirán de la firma digital (Art. 82) y que los funcionarios y empleados digitales “podrán usar la firma electrónica” en todos sus actos escritos (Art. 105).
2. En cuanto a los documentos, existe un...

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Fuente: Portafolio.co 17 de Octubre de 2012

11 de feb. de 2011

La e-Factura en Colombia

La e-Factura en Colombia

La factura ha desempeñado un rol fundamental en el cumplimiento de las obligaciones tributarias de las empresas y en el control de sus ventas y adquisiciones, siendo esta utilizada tradicionalmente en soporte papel. Sin embargo estos últimos años se han caracterizado por la incorporación de las tecnologías de la información y comunicación –Tic-, en los diferentes sectores de la sociedad, entre estos, encontramos el sector empresarial permitiendo cada vez más, ser competitivos y productivos, ya sea por medio de equipos, programas, herramientas y aplicaciones informáticas las cuales digitalizan, virtualizan, sistematizan y automatizan todos los procesos internos y externos. Entonces incorporamos la factura electrónica como ese avance que nos trae las tecnologías aplicado al giro ordinario de las actividades de las empresas entre ellas las de facturar, pero ¿Qué es una factura electrónica? El artículo 1 del Decreto 1929 de 2007 , la define como: “…el documento que soporta transacciones de venta de bienes y/o servicios, que para efectos fiscales debe ser expedida, entregada, aceptada y conservada por y en medios y formatos electrónicos, a través de un proceso de facturación que utilice procedimientos y tecnología de información, en forma directa o a través de terceros, que garantice su autenticidad e integridad desde sus expedición y durante todo el tiempo de su conservación…”. Tenemos entonces que la Factura electrónica, cumple las mismas funciones y tiene la misma validez jurídica que una factura en soporte papel, y también goza de valor probatorio, es decir tiene los mismos efectos jurídicos que la factura tradicional y no se le restara reconocimiento alguno, por el hecho de estar en un soporte electrónico, como también se debe advertir que las obligaciones tributarias impuestas a los comerciantes respecto a la obligación de facturar siguen siendo las mismas en caso de que decida implementar en su empresa la factura electrónica. No obstante la factura electrónica debe cumplir con dos tipos de requisitos, por un lado requisitos de contenido fiscal, que son los que establece el artículo 617 del Estatuto Tributario relativo al contenido de la factura, a excepción del nombre o razón social y NIT del impresor, además no se requiere la preimpresión de los requisitos que se exigen en el artículo en mención, y vemos otro requisito que es de contenido técnico para la factura electrónica y las notas de crédito, las cuales deben contener dentro del formato electrónico en el que se conservan, la información técnica de control atendiendo al contenido fiscal del mismo, al momento de la expedición y al formato electrónico de conservación del documento.
 
¿Cual es el trámite para implementar la Factura electrónica en una organización? Las personas naturales o jurídicas que opten por facturar electrónicamente, deberán informar a la DIAN su decisión y solicitar ante esta misma entidad la autorización de numeración, informando los rangos a utilizar, y por último la DIAN se encargara de resolver la solicitud de autorización de numeración dentro de los 15 días siguientes a la recepción. Facturar electrónicamente, permite la celeridad en los procesos entre comprador y vendedor, se reducen las posibilidades de falsificación, como también los espacios de almacenamiento, más facilidad en la búsqueda de los datos, ahorro en personal, bajan los costos, permite la integración con otros programas informáticos, además facilita las transacciones comerciales especialmente en el comercio electrónico, y por supuesto son medidas que favorecen el medio ambiente. Datos:
  • Diversos estudios realizados, dependiendo del tamaño de la empresa y el volumen de su facturación, valoran el ahorro en concepto de emisión y gestión de facturas [emisión, envío, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, envío] entre el 40% y el 80% Dato tomado de: Inteco Cert, www.cert.inteco.es
  • En Colombia se estima que en el 2010 casi un millón de facturas estarán transportando en Internet

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FAQs


FAQ Preguntas frecuentes sobre facturación electrónica [AEAT]


Pregunta:  ¿Qué es la factura electrónica?
 
Respuesta:  Se pueden dar varias definiciones, todas ellas equivalentes.

Documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel.

Equivalente funcional de la factura en papel, que se puede transmitir desde el expedidor al destinatario por medios telemáticos.

En términos informáticos, consiste en un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura, que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos (de un ordenador a otro) y que posee unas características que aseguren la autenticidad e integridad.
 



Pregunta:  ¿Qué es facturación electrónica?
 
Respuesta:  Consiste en facturar usando facturas electrónicas.
 



Pregunta:  ¿Son equivalentes las denominaciones factura electrónica, factura telemática y factura digital?
 
Respuesta:  Sí son equivalentes. Incluso pueden existir otros términos análogos. Así en el lenguaje legal se suele emplear con frecuencia la expresión “remisión por medios electrónicos de facturas”.
 



Pregunta:  ¿Cuáles son las ventajas de la facturación electrónica?
 
Respuesta:  Entre las muchas ventajas de la facturación electrónica se encuentran:
  • Ahorro de costes
  • Mejora de la eficiencia
  • Integración con la aplicaciones de gestión internas, de la empresa.
  • Optimización de la tesorería
  • Obtención de información en tiempo real
  • Reducción de tiempos de gestión
  • Agilidad en la toma de decisiones
  • Administración y contabilidad automatizadas.
  • Disminución de costes de los documentos en papel.
  • Control de acciones erróneas
  • Uso eficaz de los recursos financieros
  • Flujos de transacciones agilizados
  • En el futuro será obligatorio para la facturación a muchas Administraciones Públicas.
 



Pregunta:  ¿Tiene validez legal la factura electrónica?
 
Respuesta:  La factura electrónica tiene la misma validez legal que la factura en papel, a efectos tributarios.
 



Pregunta:  ¿Cuáles son las normas legales que rigen la facturación electrónica?
 
Respuesta:  La Orden EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas.

Otras disposiciones que afectan a la facturación en general, y tratan la facturación electrónica en algunos de sus artículos son:
  • Real Decreto 1496/2003. Reglamento que regula las obligaciones de facturación.
  • Directiva 2001/115/CE, por la que se modifica la Directiva 77/388/CEE con objeto de simplificar las condiciones impuestas a la facturación.
 



Pregunta:  ¿Necesito la autorización de mi cliente para poder facturarle electrónicamente?
 
Respuesta:  Es necesario el consentimiento expreso del destinatario por cualquier medio, verbal o escrito.

En cualquier momento el destinatario que esté recibiendo facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirlos en papel. En tal caso, el proveedor deberá respetar el derecho de su cliente.

El destinatario debe estar de acuerdo en los formatos en los que se va a facturar electrónicamente.
 



Pregunta:  ¿Quién es el responsable último de la validez de la firma y de su correspondiente certificado?
 
Respuesta:  El destinatario de la factura tiene la obligación de verificar la validez de la firma y por tanto el certificado firmante. Para ello dispondrá de los medios informáticos necesarios.
 



Pregunta:  ¿Hay que aplicar la facturación telemática a todos los clientes o podría ser sólo a unos determinados?
 
Respuesta:  Se puede utilizar la facturación telemática con sólo parte de los clientes. También se pueden emitir facturas en papel y telemáticamente en un mismo ejercicio para el mismo cliente.
 



Pregunta:  ¿Qué tiene que hacer el destinatario de la factura electrónica una vez recibida?
 
Respuesta:  El destinatario tiene que conservar de forma ordenada las facturas y permitir el acceso completo y sin demora. Esto significa:
  • Disponer del software que permita verificar la validez de esa firma.
  • Almacenar los ficheros de las facturas, así como las firmas asociadas a cada una de ellas, caso de no venir en el mismo fichero.
  • Permitir el acceso completo y sin demora, es decir, tener algún mecanismo que permita poder consultar las facturas en línea de modo que se visualicen, se puedan buscar cualquiera de los datos de los libros de Registro de IVA, se puedan realizar copias o descargas en línea de las facturas y se puedan imprimirlas en papel cuando sea necesario.
 



Pregunta:  ¿Qué se puede ceder a un tercero en la facturación?
 
Respuesta:  En la facturación siempre hay un profesional o empresario que tiene la obligación de remitir facturas y conservar al menos su matriz y un cliente que tiene la obligación de recibirlas y conservar las facturas tal cual. Son los llamados obligados tributarios.

Las anteriores obligaciones se pueden ceder, algunas o todas, a un tercero, que actúe en nombre del obligado tributario. Es decir:
  • El profesional o empresario puede ceder la expedición de las facturas a un tercero.
  • El profesional o empresario puede ceder la conservación de las facturas, o al menos sus matrices, a un tercero.
  • El cliente destinatario, puede ceder la recepción y conservación de las facturas, a un tercero.

En resumen todo, o parte del proceso de facturación se puede ceder a un tercero. En cualquier caso los responsables últimos ante las Autoridades son los obligados tributarios, es decir el profesional o empresario que debe expedirla y su cliente destinatario.
 



Pregunta:  ¿Puede el destinatario de la factura electrónica modificar el fichero?
 
Respuesta:  No, el fichero de facturación telemática recibido debe conservarse en su integridad sin modificaciones.
 



Pregunta:  ¿En qué formato deben conservarse las facturas?
 
Respuesta:  El destinatario debe conservar las facturas en el mismo formato y soporte original en el que éstas fueron remitidas. Salvo que opte por alguna de las formas de conversión autorizadas en los artículos 7 y 8 de la Orden EHA /962/2007.

Así, si se han recibido facturas en papel, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato electrónico siempre que lo haga de acuerdo con el Artículo 7 de la citada Orden. Conversión de papel a digital.

Por otro lado, si se han recibido facturas en formato electrónico, el destinatario podrá optar por convertirlas y conservarlas en formato papel siempre que lo haga de acuerdo con el Artículo 8 de la citada Orden. Conversión de digital a papel.
 



Pregunta:  ¿ Qué condiciones tiene que cumplir la factura electrónica, caso de expedirla una empresa extranjera que ofrece su servicio o producto a un cliente español?
 
Respuesta:  Está recogido en el Artículo 4 de la Orden EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas.

Debe cumplir las mismas condiciones que tienen las facturas expedidas y remitidas en España.

Caso de uso de firma electrónica, es el cliente residente en España el que debe cerciorarse de que se trata de una firma electrónica reconocida. Esto se cumple en los siguientes casos:
  • Caso de Unión Europea cuando se cumpla alguno de los siguientes requisitos:
    1. El certificado indica en su propio contenido que es un certificado reconocido y la Autoridad de Certificación tiene públicamente accesibles sus políticas de certificación en las que indica que cumple con lo establecido en la Directiva europea de firma electrónica 1999/93/CE.
    2. El certificado se halle acreditado por una entidad establecida en la UE conforme a un Esquema Voluntario de Acreditación de acuerdo con lo recogido en la Directiva 1999/93/CE.
    3. El certificado se halle inscrito en algún registro público de autoridad competente en materia de firma o fiscal.
  • Caso países fuera Unión Europea cuando se cumpla alguno de los siguientes requisitos:
    1. El certificado se halle acreditado por una entidad establecida en la UE conforme a un Esquema Voluntario de Acreditación de acuerdo con la Directiva 1999/93/CE.
    2. Que una entidad AC establecida en la UE avale el certificado.
    3. Que el certificado esté reconocido en virtud de acuerdos de la UE con terceros países.
 



Pregunta:  ¿Puede una empresa extranjera solicitar la homologación de un software de digitalización?
 
Respuesta:  El Artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, recoge los aspectos referentes a la digitalización certificada de facturas en papel.

Dice, el citado artículo, que la solicitud de homologación del software de digitalización certificada, la pueden efectuar empresas residentes en España o en la Unión Europea.
 



Pregunta:  ¿Se puede realizar la conservación de facturas electrónicas en el extranjero?
 
Respuesta:  La conservación de facturas en el extranjero, se encuentra recogido en el Artículo 9 de la Orden EHA/962/2007.

Tanto el emisor como el destinatario de la factura, pueden decidir si la conservación se hace en España o en el extranjero. Pero sólo es válido la conservación en el extranjero en el caso de factura en formato electrónico, ya que es el que puede garantizar el acceso completo y sin demora injustificada.

Se da la siguiente casuística:
  • Si lo hace en un país de la UE o país con el que exista un instrumento jurídico:
    • Puede hacerlo directamente el obligado tributario (destinatario o expedidor)
    • Puede hacerlo a través de un tercero en nombre del destinatario de la factura o expedidor de la factura.
  • Si lo hace en un país extranjero distinto a los anteriores:
    • Puede hacerlo directamente el obligado tributario previa comunicación a la AEAT.
    • Puede hacerlo a través de un tercero, previo procedimiento de autorización, dirigida al Director del Departamento de Gestión Tributaria. En este caso, la autorización deberá instarla, empresarios o profesionales españoles interesados en la conservación de sus facturas en el extranjero. No a instancias de residentes en el extranjero que pretendan homologar sus sistemas para prestar servicios a residentes en España.
 



Pregunta:  ¿Se pueden expedir facturas electrónicas desde fuera de España, en nombre de empresas residentes en España?
 
Respuesta:  La expedición de facturas fuera del territorio español, se encuentra recogido en el Artículo 9 de la Orden EHA/962/2007.

Para ello es necesario siempre, una autorización dirigida al Director del Departamento de Gestión Tributaria.

Pueden pedir la autorización a instancias de empresarios o profesionales españoles. No a instancias de residentes en el extranjero, que pretendan homologar sus sistemas para prestar servicios a residentes en España.
 



Pregunta:  ¿En facturación electrónica hay que usar siempre firma electrónica reconocida?
 
Respuesta:  La Orden EHA/962/2007 dice que la obligación de remisión y conservación de facturas o documentos sustitutitos, podrá ser cumplida por medios electrónicos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de su contenido.

Para asegurar tal autenticidad y la integridad se puede:
  • Usar firma electrónica reconocida
  • Usar sistemas de intercambio electrónico de datos EDI. En este caso las partes deben reflejar con precisión los medios empleados para garantizar la autenticidad e integridad.
  • Otros sistemas distintos a los anteriores. En este caso será necesaria una autorización del Director del Departamento de Inspección Financiera y Tributaria.

El escenario más frecuente es usar firma electrónica reconocida. Sólo ciertos sectores, en los que lleva tiempo implantando, usan EDI, como por ejemplo el sector de la automoción.
En las preguntas y respuestas aquí expuestas, se sobreentiende que se habla de facturas emitidas con firma electrónica, salvo que se diga expresamente otra cosa.
 



Pregunta:  ¿Cómo se garantiza la autenticidad del emisor y la integridad del contenido?
 
Respuesta:  Tal como se ha comentado anteriormente hay varios mecanismos. El más habitual es firmar la factura con una firma electrónica reconocida.

En el proceso de firma, se usa un certificado de usuario garantiza la autenticidad del emisor y una huella que garantiza la integridad. Es decir, en caso de modificación de la factura incluida en el fichero de la facturación telemática, la firma es inválida, de lo que nos avisaría nuestro software.
 



Pregunta:  ¿Por qué es necesaria la firma electrónica reconocida en la factura electrónica?
 
Respuesta:  La firma electrónica es necesaria para garantizar la integridad de la factura. Es decir, permite comprobar que no se ha alterado la información contenida en la factura.

Por otra parte esa firma electrónica es reconocida, para conseguir el mayor grado de seguridad de acuerdo con la Ley de Firma Electrónica 59/2003. Sólo la firma reconocida tiene validez legal igual a la manuscrita.
 



Pregunta:  ¿Qué ficheros se envían al destinatario de la factura?
 
Respuesta:  Lo más frecuente, es enviarle al cliente un fichero firmado. Es decir, un único fichero que contiene la información legal requerida a la factura y también contiene la firma.

Podría darse el caso, poco usual, de que se trate de dos ficheros. Por un lado el contenido de la factura y por otro un fichero con la firma. En este caso hay que garantizar la correspondencia entre el fichero de la factura y el de su correspondiente firma.
 



Pregunta:  ¿ De quién es el certificado que hay que usar para firmar la factura que se emite?
 
Respuesta:  El certificado que se usa es el del expedidor real de la factura. Ya sea éste el obligado tributario, un tercero que actúe en su nombre o el destinatario de la factura, si se ha acordado auto-facturación.
 



Pregunta:  ¿Puede el formato de expedición de la factura ser diferente del de destino?
 
Respuesta:  No es posible. Es esencial en la facturación telemática, que el destinatario pueda verificar la firma.
 



Pregunta:  ¿Qué formatos son válidos para la factura electrónica?
 
Respuesta:  Cuando se habla de formato se puede hacer referencia a varios aspectos diferentes:

Por un lado está la estructura del fichero que soporta el contenido legal de la factura.

No existen un formato único para la factura electrónica. Puede usarse XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros.

La Agencia Tributaria, por ejemplo, usa XML con una estructura determinada conocida como formato "Facturae" (anteriormente conocida como formato AEAT-CCI).

También se usa la palabra formato para referirnos a la estructura de la firma.

Igual que en el caso anterior no existe un formato único. Puede usarse PKCS7, XadES, PDF, ...
La Agencia Tributaria usa firma con formato XML dado por el estándar XadES.

Finalmente tanto el contenido de la factura , llamémoslo factura, como la firma vienen en un único fichero normalmente con extensión ".fir"

Es aconsejable la utilización de estándares.
 



Pregunta:  ¿Por qué medios se puede enviar la factura telemática al receptor?
 
Respuesta:  Una vez obtenido el fichero de la factura con su firma se puede enviar al destinatario de diferentes modos. Al igual que ocurre con los formatos, no existe un modo único. Se puede enviar por correo electrónico, por FTP, poniéndolo en una página Web desde la que se la pueda descargar, mediante un Servicio Web (Web Service), ....

Lo que hay que enviar al cliente es la factura firmada digitalmente, es decir, todo, contenido legal de la factura y la firma de ésta.
 



Pregunta:  ¿Es necesario usar los formatos con los que trabaja la Agencia Tributaria?
 
Respuesta:  Se puede usar cualquier formato.

Ahora bien, aquellos que sean o puedan ser proveedores de la Agencia Tributaria y otras Administraciones de la Administración General del Estado, deberán expedir sus facturas a las citadas Administraciones en formato Facturae, también conocido como AEAT-CCI. Recuérdese, que el destinatario debe ser conforme con los formatos a emplear, ya que es el responsable último de las facturas que recibe.
 



Pregunta:  ¿Tengo que proporcionar a los receptores de mis facturas telemáticas mi certificado?
 
Respuesta:  No, si el certificado va incluido en la firma de la factura. Esa es la situación más frecuente.
 



Pregunta:  Las copias que se hagan en formato electrónico, ¿llevan incorporada la misma firma electrónica que la factura original?
 
Respuesta:  Sí, la copia íntegra de la factura telemática mantiene la información de firma. Aunque se copie a BB.DD., CD-ROM, disco, ....
 



Pregunta:  ¿Sería posible enviar telemáticamente a los clientes un documento firmado PDF legible para una persona, junto con nubes de puntos en formato PDF417?
 
Respuesta:  Si ese fichero Adobe-PDF lleva incrustada una firma electrónica reconocida que asegura la integridad y autenticidad de todo el conjunto, se podría.

Si el documento Adobe-PDF no lleva una firma que asegure la integridad y autenticidad de todo el conjunto, también se podría pero complicaría al destinatario la obligación de verificar la valides de la firma. Puesto que el contenido "fiable" de la factura sería el que viene codificado, y firmado, dentro del PDF 417 y nadie asegura, a priori, que ese contenido sea el mismo que puede "leerse" en la parte legible del PDF. En este caso el receptor está obligado a leer las nubes PDF417, para validar la firma, lo que exige que debe disponer del hardware adecuado.

La nube de puntos PDF-417 no es frecuente usarla para expedir facturas.
 



Pregunta:  ¿En qué contexto se usa la nube de puntos PDF-417?
 
Respuesta:  El uso de nube de puntos PDF-417, se trata en el Artículo 8 de la Orden EHA/962/2007.

Se usa en el siguiente contexto, cuando el destinatario ha recibido una factura en formato electrónico y, aunque lo aconsejable es la conservación en el mismo formato electrónico de remisión, la Orden permite que la pueda conservar en formato papel, mediante la correspondiente opción de software que permita la impresión a papel, junto a los contenidos del documento, de dos conjuntos de códigos PDF-417, considerados como sendas marcas gráficas de autenticación, en el primero de los cuales se incluirá el contenido íntegro de los datos de la factura y en el segundo la firma electrónica del fichero anterior. En el supuesto de estar la firma embebida en el fichero que contiene la factura o que los datos de la factura estén contenidos en el formato de firma, bastará con un solo conjunto de marca gráfica que lo incluiría todo.
 



Pregunta:  ¿Distribuye la AEAT código para generar PDF417 para la facturación?
 
Respuesta:  No, la AEAT no dispone de software distribuible para generar PDF417 ni dispone de ejemplos de facturas impresas con PDF417.

La copia en papel es opcional, y por tanto, la inclusión del PDF417 también es opcional. Como es evidente, se podrá imprimir la factura aunque no tenga PDF417, siempre que se conserve el fichero de factura telemática.

La AEAT no dispone tampoco de información especial sobre el PDF417, ya que es un estándar internacional con amplia información en Internet.
 



Pregunta:  ¿Qué características debe tener el PDF417 impreso para que tenga validez legal?
 
Respuesta:  Están también recogidos en el Artículo 8 de la Orden EHA /962/2007 :
  • Debe cumplir la especificación UNIFORM SYMBOLOGY SPECIFICATION - PDF417 publicada por AIM, asociación para el Desarrollo de Estándares acreditada por American National Standards Institute, con un nivel de corrección de errores 5, con compactación en modo Byte (Byte compaction BC mode) para permitir la codificación de la información en formato BASE code 64.
  • Para no limitar el tamaño máximo de datos se empleará el procedimiento MACRO PDF417.
  • Las marcas se situarán en un área de impresión rectangular cuyo vértice superior izquierdo tendrá siempre la misma coordenada absoluta respecto del vértice superior izquierdo del papel, que tendrá formato DIN A4, impreso en posición vertical.
Los lectores que usa la Agencia Tributaria (AEAT) suelen ser los de SYMBOL TECHNOLOGIES y LYNX de DATALOGIC.
 



Pregunta:  ¿ Qué ocurre si se firma con un certificado firmante caducado o revocado?
 
Respuesta:  Las facturas remitidas electrónicamente, firmadas con certificados caducados, revocados o suspendidos en el momento de su expedición no se considerarán válidamente remitidas a sus destinatarios ni recibidas por éstos.

Por ello, el software del expedidor debe comprobar la validez del certificado antes de la firma de la factura. Asimismo, el software del destinatario debe asegurarse que la factura ha sido firmada con un certificado no caducado, ni revocado.
 



Pregunta:  ¿ Qué ocurre si se desea comprobar la validez de una firma, realizada con un certificado que caducó con posterioridad?
 
Respuesta:  Se puede verificar la validez de la firma de la factura telemática, incluso en este caso. Hay que ver lo que la Autoridad de Certificación que emite el certificado, nos ofrece a este respecto.

Además, para facilitar tal verificación al software del destinatario, es conveniente que la factura haya sido firmada haciendo uso de algún formato de larga duración. Ejemplos de tales formatos son XAdES-X y CAdES-X.
 



Pregunta:  ¿Puedo convertir mis facturas en papel a formato electrónico?
 
Respuesta:  El obligado tributario puede convertir sus facturas, documentos sustitutivos y cualesquiera otros documentos que conserven en papel que tengan carácter de originales, a formato digital.

Para ello deberá hacer uso de un software de digitalización que haya sido homologado por la Agencia Tributaria.

Lo anterior se recoge en el Artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.
 



Pregunta:  ¿Qué es la digitalización certificada?
 
Respuesta:  Es el proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas foto-electrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel a una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Para ello es necesario usar un software de digitalización homologado por la Agencia Tributaria.

Está recogido en el Artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.
 



Pregunta:  ¿ Qué pasos hay que seguir para homologar un software de digitalización certificada?
 
Respuesta:  Está recogido en el Artículo 7 de la Orden EHA/962/2007.

Dirigir la documentación correspondiente, que acredita que se cumple con los requisitos recogidos en el apartado 2 del Artículo 7 de la citada Orden, al Director del Departamento de Informática de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
 



Pregunta:  ¿Dónde se puede presentar la documentación necesaria para homologar un software de digitalización certificada?
 
Respuesta:  La documentación se puede presentar en cualquier Oficina de Registro de acuerdo con lo recogido en el artículo 38.4 de la Ley 30/92, del Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJPAC)
 



Pregunta:  ¿ Qué documentación hay que presentar en la solicitud de homologación de un software de digitalización certificada?
 
Respuesta:  Está recogido en el Artículo 7 de la Orden EHA/962/2007, apartado 3.

La solicitud de homologación de un software de digitalización certificada, debe constar de:
  • Declaración responsable del cumplimiento de los requisitos exigidos en la Orden EHA/962/2007.
  • Documentación acreditativa que conste de:
    • Descripción de las normas técnicas en las que se basa el procedimiento de digitalización certificada, así como los protocolos o normas y procedimientos de seguridad, de control y de explotación referidos a la creación y consulta de la base de datos documental.
    • El Plan de Gestión de Calidad que se realiza en todo el proceso de digitalización y firma, y su influencia en la imagen obtenida y sus metadatos, así como la descripción del mantenimiento de los dispositivos.
    • Un informe emitido por una entidad de auditoría informática independiente con solvencia técnica acreditada en el ámbito del análisis y la evaluación de la actividad desarrollada, en el que se exprese la opinión acerca del cumplimiento por parte de la entidad solicitante, de las condiciones establecidas en la Orden citada anteriormente.
 



Pregunta:  ¿Cuál es el plazo de resolución y cómo ha de interpretarse el silencio administrativo?
 
Respuesta:  El plazo de resolución es de seis meses, a contar desde la fecha de presentación de la solicitud en el Registro. Si la verificación no hubiera finalizado en ese plazo, o no se hubiera dictado resolución expresa, la solicitud podrá entenderse desestimada por silencio administrativo.




Factura Electrónica ● eFactura ● e-Factura ● Factura Telemática ● Factura Digital ● Factura Digital Telemática ● Remisión electrónica ● Remisión por medios electrónicos

Legislación vigente aplicable // e-Facturación en COLOMBIA

En cuanto a la legislación vigente aplicable a la facturación electrónica en COLOMBIA encontramos:

Ley 527 de 1999 de 18 de agosto, por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones

Decreto 1747 de 2000: reglamenta parcialmente la Ley 527 de 1999 en aspectos relacionados con las entidades de certificación, los certificados y las firmas digitales

Resolución 26930 de 2000 de la Superintendencia de Industria y Comercio: referencia los requisitos que deben cumplir las entidades de certificación abiertas o cerradas para solicitar su autorización y funcionamiento, clasificación que depende de los servicios que prestan y finalmente se desarrolla el tema de las firmas auditoras para las entidades de certificación y el contenido del informe de auditoría necesario para la autorización, el cual debe ser actualizado por lo menos anualmente.