Factura electrónica (Generalidades) - COLOMBIA
Una factura electrónica (E-factura), también llamada comprobante fiscal digital, es un
documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente
exigibles a las facturas tradicionales garantizando, entre otras cosas, la
autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.
La factura electrónica es, por tanto, la versión
electrónica de las facturas tradicionales en soporte papel y debe ser funcional
y legalmente equivalente a estas últimas. Por su propia naturaleza, las
facturas electrónicas pueden almacenarse, gestionarse e intercambiarse por
medios electrónicos o digitales.
Para que la factura electrónica tenga validez debe
estar completada con la firma electrónica, que le da validez legal permitiendo
eliminar la factura en papel.
UNA FACTURA
ELECTRÓNICA COMO EVOLUCIÓN DE LA FACTURA TRADICIONAL
Una factura es el justificante fiscal de la entrega
de un producto o de la provisión de un servicio, que afecta al obligado
tributario emisor (el vendedor) y al obligado tributario receptor (el
comprador). Tradicionalmente, es un documento en papel, cuyo original debe ser
archivado por el receptor de la factura. Habitualmente el emisor de la factura
conserva una copia o la matriz en la que se registra su emisión.
La factura electrónica es el equivalente digital y
evolución lógica de la tradicional factura en papel. A diferencia de esta, se
emplean soportes informáticos para su almacenamiento en lugar de un soporte
físico como es el papel.
En los países en los que la legislación lo admite,
la validez de una factura electrónica es exactamente la misma que la de la
tradicional factura en papel y gracias a la firma digital que incluye se
garantiza su integridad y un alto nivel de trazabilidad, por lo que
judicialmente es un documento considerado como vinculante y que no necesita de
mayor prueba o confirmación que su propia existencia.
ASPECTOS
GENERALES
La factura electrónica es un tipo de factura que se
diferencia de la factura en papel por la forma de gestión informática y el
envío mediante un sistema de comunicaciones que conjuntamente permiten
garantizar la autenticidad y la integridad del documento electrónico.
Una factura electrónica se construye en 2 fases:
1.
Se crea la factura tal y como se ha hecho
siempre y se almacena en un fichero de datos.
2.
Posteriormente se procede a su firma con un
certificado digital o electrónico propiedad del emisor que cifra el contenido
de factura y añade el sello digital a la misma
Al terminar obtenemos una factura que nos
garantiza:
·
que la persona física o jurídica que firmó la
factura es quien dice ser (autenticidad) y
·
que el contenido de la factura no ha sido
alterado (integridad).
El emisor envía la factura al receptor mediante
medios electrónicos, como pueden ser CD, memorias Flash e incluso Internet. Si
bien se dedican muchos esfuerzos para unificar los formatos de factura
electrónica, actualmente está sometida a distintas normativas y tiene
diferentes requisitos legales exigidos por las autoridades tributarias de cada
país, de forma que no siempre es posible el uso de la factura electrónica,
especialmente en las relaciones con empresas extranjeras que tienen normativas
distintas a la del propio país.
Los requisitos legales respecto al contenido mercantil
de las facturas electrónicas son exactamente las mismas que regulan las
tradicionales facturas en papel. Los requisitos legales en relación con la
forma imponen determinado tratamiento en aras de garantizar la integridad y la
autenticidad y ciertos formatos que faciliten la interoperabilidad.
Existen algunas normativas internacionales
aplicables de forma general a la factura electrónica, aunque las Naciones
Unidas, a través de UN/CEFACT han publicado recomendaciones tales como UNeDocs
que definen plantillas para las facturas impresas y formatos EDI y XML para las
modalidades electrónicas. En Europa, la facturación electrónica se regula en la
Directiva 115/2001, que debía ser adoptada en cada país antes del 31 de
diciembre de 2003.
Hoy día la organización GS1 (antes EAN/UCC) a nivel
mundial ha organizado comités internacionales de usuarios de 108 países
miembro, para conformar las guías de facturación electrónica estándar a nivel
mundial.
La factura electrónica permite que instituciones,
empresas y profesionales dejen atrás las facturas en papel y las reemplacen por
la versión electrónica del documento tributario. Tiene exactamente la misma
validez y funcionalidad tributaria que la factura tradicional en papel. Todo el
ciclo de la facturación puede ser administrado en forma electrónica.
BENEFICIOS
Dependiendo del tamaño de las empresas y el volumen
de su facturación, el ahorro en concepto de emisión y gestión de facturas
(emisión, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago,
envío, etc.) puede fluctuar entre el 40% y el 80%. Entre los motivos que hacen
posible este ahorro se encuentran:
·
Oportunidad en la información, tanto en la
recepción como en el envío.
·
Ahorro en el gasto de papelería.
·
Facilidad en los procesos de auditoría.
·
Mayor seguridad en el resguardo de los
documentos.
·
Menor probabilidad de falsificación.
·
Agilidad en la localización de información.
·
Eliminación de espacios para almacenar
documentos históricos.
·
Procesos administrativos más rápidos y
eficientes.
·
Reducción de costes.
·
Mejora de la eficiencia.
·
Aumenta la seguridad documental.
·
Reducción en tiempos de gestión.
·
Mayor agilidad en la toma de decisiones.
Por otro lado, una vez que las empresas empiecen a
operar con esta tecnología, se verán incentivadas a digitalizar otros
documentos, logrando eficiencia y ahorro en otras áreas de la empresa. El
control tributario se incrementa con la factura electrónica, ya que permite un
mayor control del cumplimiento tributario y simplificación de la fiscalización.
FORMATOS
USADOS
No existen requisitos formales respecto a la forma
en que se debe proceder a la codificación de la factura, pero las modalidades
más habituales son las siguientes:
·
PDF. Cuando el destinatario es un particular, un
profesional o una PYME cuyo único interés sea guardar electrónicamente la
factura, pero no evitar volver a teclear los datos ya que con este formato no
se facilita el ingreso de los datos de la factura en el ordenador de destino.
·
XML. Cuando el envío es de ordenador a
ordenador, puede también utilizarse este tipo de sintaxis. Es un lenguaje
extendido principalmente en Norteamérica que poco a poco va ganando terreno en
Europa. Existen diversas variantes cuya convergencia se espera en el marco de
las Naciones Unidas. Las más importantes son UBL respaldado por OASIS y GS1
respaldado por la organización del mismo nombre. En España la variante facturae
(procedente de CCI-AEAT), respaldada por el Centro de Cooperación
Interbancaria, la Agencia Tributaria y el Ministerio de Industria, Turismo y
Comercio es la más difundida, y cuenta con sistemas de traducción a y desde
UBL.
FORMATOS DE
LA FIRMA DIGITAL EN LA FACTURA ELECTRÓNICA
Para cada formato existe una forma peculiar de
codificar la firma electrónica:
·
XML. El formato de firma electrónica se denomina
XAdES y se rige por la especificación TS 101 903. De las diferentes modalidades
previstas por la norma, la más recomendable es la ES-XL que incluye información
sobre el tiempo en el que se llevó a cabo la firma electrónica e información
sobre la validez del certificado electrónico cualificado que la acompaña.
·
PDF. El formato de firma de Adobe (derivado de
PKCS#7) queda embebido dentro del formato PDF y permite asociar una imagen, por
lo que es uno de los más adecuados para su visualización. La especificación del
formato es la 1.6 y para la visualización se emplea Acrobat Reader v7 o Foxit
PDF Reader. La apariencia de la firma es muy visual, ya que es posible asociar
a la misma un gráfico como una firma digitalizada o un sello de empresa.
EN COLOMBIA
Por medio del decreto 1929 del 29 de mayo de 2007,
el Departamento Administrativo de la Función Pública reglamentó el artículo 616-1
del Estatuto Tributario referente a la aplicación de la factura electrónica, y
el artículo 26 de la Ley 962 de 2005 sobre Racionalización de Trámites.
La Función Pública señaló que esta norma es el
resultado del trabajo liderado por la Vicepresidencia de la República y el
Departamento Administrativo de la Función Pública, Planeación Nacional, la
Dian, el Prap, la Agenda de Conectividad y la Cámara de Comercio de Bogotá.
El decreto 1929 del 2007 faculta a los empresarios
a expedir la factura electrónica como un documento equivalente a la factura
física que soporta transacciones de venta de bienes o servicios.
La factura electrónica deberá contener como mínimo
los requisitos señalados en el artículo 617 del Estatuto Tributario y las
normas que lo modifiquen o complementen, salvo los referentes al nombre o razón
social y NIT del impresor.
La factura electrónica no requiere la preimpresión
de los requisitos que según dicha norma deben cumplir con esta previsión.
Cuando se trate de factura cambiaría de compraventa, el documento llevará esta
denominación, cumpliendo así el requisito del literal a) del artículo 617 del
Estatuto Tributario. Lo anterior sin perjuicio de los requisitos y condiciones
que conforme con el Código de Comercio en concordancia con la Ley 527 de 1999,
debe cumplir dicha factura para su expedición.
Tratándose de las empresas de servicios públicos
domiciliarios, la factura electrónica deberá contener como mínimo los
requisitos señalados en el artículo 17 del Decreto 1001 de 1997.
Las notas crédito deben corresponder a un sistema
de numeración consecutiva y deben contener como mínimo el número y fecha de la
factura a la cual hacen referencia, nombre o razón social y NIT del adquirente,
la fecha de la nota, número de unidades, descripción, IVA (cuando sea del
caso), valor unitario y valor total.
Si hay lugar a devoluciones o rescisiones deberá
emitirse la nota crédito, o efectuarse la anulación cuando se presente alguna
inconsistencia, antes de ser aceptada la operación por el adquirente. Los
números de facturas anuladas no podrán ser utilizados nuevamente y deberá
llevarse un registro de las mismas.
El 17 de julio de 2008 se expidió la ley 1231, por
medio de la cual la factura se hace un título valor. El parágrafo del artículo
1 de dicha ley ordena al Gobierno Nacional reglamentar lo relacionado con la
circulación de la factura electrónica como título valor.
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